主管如何安排员工的产假

　　虽然产假长达九十天，但是其实有很充分的时间可以做团队心理与工作分配的准备，因为怀孕时间长达9个月后才会请假，不是两天或一个星期之后就要请长假。

一、主管得知相关员工怀孕的消息后，就要将每一项与休假员工相关的工作细节做仔细的记录，并列出工作明细表。主管必须掌握每个部属的工作内容、工作量；每样工作所需要的时间；以及每个客户的进展状态；客户方的相关联系人、项目负责人。

二、在安排工作上，一知道员工怀孕，就先与她一起清点她所有的工作内容，并把工作分成两大类，一类是绝对不可以或缺的，就是在2-3个月中如果没有人做这工作，会影响整体运作；另一类就是可以等2-3个月假期结束再继续的工作。这样的分类可以先把处理的困难缩小，只要再将不可或缺的工作分配给其它同事就好。

此事应该掌握的原则应该是一公开怀孕的消息就分配工作，绝对不是等到产假前再分配。我们很多的紧张都是因为事情突如其来，来不及应变。所以，如果能够提早让大家知道有什么事情会发生、什么时候将接手什么工作。接工作的人一方面能够在心理上准备好，另一方面也能够在同事请产假前，尽可能跟她交接不会慌乱。交接期间碰到任何情况，同事都还在身边可以随时解答，也就可以减少未来产假中的问题。

　　三、在分配工作时，需要考量的因素。如何避免让其它部属觉得不公平？

主管分配工作的原则应根据能力而不是用时间来建议工作的分配，因为产假是2-3个月，应该先撇除工作淡、旺季节因素。主管先提出一位在能力上最适合的人与一位次佳人选，然后再考量最佳人选最近是否在进行特别项目或是工作量特别大，如果没有这些情况，再与他沟通分担工作。

同时需要和休产假员工沟通在休产假期间，老客户的订单维护费用分发给接替人。而新成交客户的订单提成，分享一部分维护费用给工作接替者。

　　规划人力的重要原则，就是尽可能不要让某件工作只有某个人知道怎么做，即使是非常复杂的工作，也尽可能安排让另一位同事了解，也许不是由他来负责做。这就像不要把所有鸡蛋放在一个篮子里的道理，如果有工作是只有一个人会做，碰到请假时的解决方法就很少。

　　四、在与员工沟通工作分配之前，就要规划出雏形，更重要的是如何与员工沟通。

　　沟通工作分配时，除了要与分担工作的人沟通，还要做宣布。不用非常正式的宣布，可能就是在某个会议中顺带提到：我们有一件喜事发生，大家也要准备好迎接这个喜讯，恭喜某位同事怀孕，她将在几个月后请产假，原有的工作未来即将要分配给谁，我非常的感谢那位同事（接替者）为团队和公司所做一切。

　　这样的宣布是要传达给大家很重要的讯息：我们是一个团队，今天有位同事生产，在需要人帮助的情况下我们提供帮助。每个人在一生里面都会遇到需要帮忙的时候，大家是彼此帮助的。

　　另一个传达的重点是，接替工作的人，不可以觉得自己是被惩罚的，不是因为他的工作比较闲，所以要多分担工作。

　　要让大家感受到，分担工作的同事他愿意做额外的工作帮助产妇同事、帮助团队、帮助公司，让生产的同事没有后顾之忧。这样那位同事才不会觉得为什么是我？我接受额外的工作得到什么好处？绩效表现不会比较好，也没有加薪?

　　　五、虽然怀孕9个月听起来有很长的准备时间，但是孕妇有时会有突发状况，该如何应变？

　　如果身体不适的状况比较严重，当然要让她休养，把她的情形告知同部门的同事，并把她的工作分配出去。因为已经从她一告知怀孕就开始准备分配工作，临时发生状况问题也不会太大，就是加速原本要接手她工作的人上手，只是把原来9个月的交接准备，缩到可能只有2、3个月。如果要接手工作的人因为时间缩短而慌张，主管则需要协助接替工作的员工一段时间，让接替人知道：每一项工作涉及的相关人员有哪些? 工作中遵循的原则是什么? 如何执行的工作，有何技巧？需要向谁汇报工作? 可以从哪里得到资源或协助？做到这些，一方面是让孕妇安心静养，另一方面也让临时接替工作的人知道公司愿意提供资源协助他。

其实，所有同事都会看着主管如何处理，如果主管没有处理好、造成工作混乱，下次如果有同样事情发生，要再请同事帮忙，大家就不愿意参与了，大家都会记得上一次那个人的下场如何。这期间主管一定是以客户和大局为重，解决团队问题并保证工作有序开展。