（一）发送邮箱选择
在向客户发送开发信时，首先要确定所使用的邮箱。类似163、126、新浪、搜狐等邮箱尽量避免使用，很容易被国外客人的邮件服务器辨别为垃圾邮箱，直接退回或删除。所以应该尽量使用本企业的邮箱发送。
（二）确定邮件主题
一个好的开发信主题对其回复率来说至关重要。好的主题建立在对客户信息充分了解的基础上。以泰普为例，假设通过前期准备工作知道潜在客户为ABC Co.， Ltd，可以有以下几种主题的写法： 1. 将对方公司的名称作为主题。比如For/To ABC Co.， Ltd.
2. 将对方公司的标语、核心价值等信息作为主题。比如emerson bearing公司的标语：Providing Market and Industry Specific Solutions for Bearing Needs Worldwide。客户看到这个标题很熟悉，就会打开邮件。
3. 将对方所需要产品的名称作为主题。比如：Tape Roller Bearings from China。
4. 将公司的主要优势作为主题。比如泰普的优势在于其是中国VBF轴承知识产权的唯一合法权利人，可以将China VBF sole intellectual property Rightful claimant作为主题。
5. 将公司的报价作为主题。比如USDXXXX Roller Bearings from Top Machinery & Equipment（Zhengzhou） Ltd，或者Quotation about Roller Bearings for ABC Co.， Ltd.
6. 在主题前加RE：，这种做法有利有弊。好处在于可以引导客户打开邮件。弊端在于如果客户发现从未与泰普联系，有被欺骗的感觉。
（三）信函正文
信如其人，开发信内容给客户带来的第一印象非常重要。第一印象好，客户才会在众多供应商中选择泰普。因此开发信一定要精益求精。为了做到这一要求，开发信的正文需要注意以下三个方面。
1.字体。邮件客户端中有多种字体可以选择，比如Times New Roman、Arial、Comic等，一般尽量不用Comic，因为其看起来很像广告。各种网页编辑部普遍推荐Arial，字体大小范围10-12，如果信件内容较多，字号可以相应改小。如果需要强调某些事情，可以加粗或加下划线，但最好不要改用其他颜色。
2.内容。开发信正文一般分开头句、主体和结尾句三部分，以下分别从这三个方面进行说明：
开头句：有些业务员经常在开发信的开头这样写：We have obtained your name from the internet。或者We know your company from alibaba.com。这句话经常出现在《外贸函电》课本中，但在实际的业务中，这种写法并不适合。如果邮件主题使用的是上述第六种方法的话，这句话就与主题前后矛盾。可以换成：We're glad to hear that you are in the market for Auto Bearings，给客户以熟悉的印象，可能在某个交易会上见过面。客户的网站也可以作为切入点，比如：With reference to your website， we found that you are in the market for Roller Bearings。
主体：开发信的主体部分应该尽量体现公司的优势。只有突出优势，才会吸引客户。优势包括产品优势、价格优势、服务优势等。比如：①We specialize in this field for 10 years， with the strength of Tape Roller Bearings。② We are Chinese VBF sole intellectual property Rightful claimant。很多业务员经常会把企业通过的ISO9001之类的认证作为介绍重点，其实国外客户更看重的是有没有被大客户验厂。比如BSCI、Disney、Wal-
mart、Home Depot、Nike、Coca-Cola、Carrefour等。可以写成：①We already passed the factory audit from BSCI。②We're the supplier of Wal-mart。
结尾句：在开发信结尾部分，如果是尺寸小、重量轻的轴承，可以告诉客户：Free samples will be sent to you if you are interested。 对于尺寸大、较重的轴承，可以用：Samples will be sent to you but the cost is for your account。最后关于结尾敬语，《外贸函电》教材中一般用Yours truly、Yours Faithfully，但实际业务中一般使用Best regards或Best wishes。
3.避开SPAM 过滤词。每个邮件服务器运营商都预设有spam keywords list，而且国外邮件服务器运营商在拦截垃圾邮件的力度上要远远超过国内的邮件服务器运营商。为了防止邮件被反垃圾邮件系统拦截，因此在撰写开发信正文时还需注意信件中的词语，尽量避免使用以下这些SPAM高频词：Free、Discount、Opportunity、Winner、Cheap、Deal、Debt、Income、Loan、Money、Price、Rate、Profit等。
4.注意个别词语的用法。比如“产品”这个词，有多个单词可以表达：Products、Goods、Commodities、Items等，在开发信主体部分尽量不用通篇只使用一个单词。很多邮件里喜欢用very来表示程度。比如These products are very good，The price is very cheap，We are very glad to receive your mail。一封信中出现了不止一次。可以将其换成pretty、 extremely、 highly等。
