外贸英语往来信件，包括传真，电邮，信函等，是当今国际贸易交流中的主要载体，其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的英语往来信件必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，最好还要可以体现出成熟的业务思维。
一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系，而这个建立关系的开发函的内容，个人认为可以包括如下内容：
第一： 说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。
作为贸易商，个人SOHO者，可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍，或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料；也可以在交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。
因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1） We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.

2） Mr.Bowins, Head of Arcolite Electric AG has recommended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.

3） We have obtained your name and address from the Internet.

4） Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.

当然还有很多的英文表达方式，我就不一一列出来了，反正大家只要知道就行。
第二： 言明去函目的
一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立市场，拓宽产品销路为目的。所以我们可以有如下的表达方式：

1） In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.

2） We are writing to you to establish long-term trade relations with you.

3） We wish to express our desire to enter into business relationship with you.

第三：本公司概述
我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍，以及对公司某些相对优势的介绍，比如：经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。我们可以用英文如下表达：

1） We are a leading company with many years' experience in machinery export business.

2） We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.

3） We have our principle as "Clients' needs come first".

4） A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.

5） Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in coasted and inland areas.

第四：产品介绍
这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求，比如需要某某服装，那么我们会选取某某服装进行具体的推荐性介绍，反正就是针对客户需求的特定介绍；如果我们只拿到客户的名片，不太清楚客户的需求，那么我们就把公司经营产品的整体情况，如质量标准，价格水平，打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。
当然附上目录，CATALOGUE，报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。

1） Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and competitive price.

2） We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.

3） Our products are enjoying popularity in Asian markets

4） To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.

第五：激励性结尾
一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。

1） Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.

2） We are looking forward to your specific inquiries.

最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。
比如你在展览会上和客户拍的合照，可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，也可以更加表达你和客户的友好关系。
比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD，或者客户一直在找的一本书等等，你可以随着寄样品时一起寄出，让客户知道你一直关心着他们，你的SERVICE一直是最优秀的，你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方，会让客户更加放心你的做事态度。

开发信,是你给客人的第一个邮件,一定应该是最漂亮的,不管是文字表达,还是整体布局,还是抬头称谓,以及后面的落款,都应该是最漂亮的.

如果不漂亮,发过去了,全部都是文字,没有图片,我想客人一般都没什么心思去研究你的合作意向的.

是我的话.我的每一个给客人的邮件我都EMAIL的最后,插入时间,比如: 2008-03-28   19:02:17PM

如果我是在通宵给客人回复邮件,我一定把时间的字体加大加粗. 比如: 2008-03-27 04:31:58AM.

这样的事情,都是小事情,都是细节的问题.但是总是在细节的地方你能够抓来客人.他们能够被你的行为感动的.


5, 每一个开发邮件里面,我都会附录上我公司的PRODUCTS LIST,也就是每款产品选择一个,每个产品都是详细的规格,包装以后的尺寸,重量,MIN. ORDER,FOBguangzhou价格,等等.

站在客人的角度去考虑,他是需要什么信息的.这样的话,你就能够最有可能捕捉到他,最有机会他会给你回复邮件.

因为,不管是我们外贸人,还是国外的采购商,工作都是很忙很忙的，他没有那么多的时间去一点一点的问你.他真的没时间的.

如果不相信这点,你可以换个角度来考虑:

当你要走货的时候,你需要和货运的兄弟姐妹问走货的具体信息.
你是希望他一次和你说清楚,什么价格,什么时候截关,什么船,什么港口走,多少天到目的港口,需要不需要商检买单报关,需要不需要拖车等等信息,还是你一整天不停的给人家货运公司打电话,一个一个的问呢?

6, 我给客人附录上的文件,例如PRODUCTS LIST都是PDF格式的文件.这个文件是全世界都可以打开的.

Microsoft Office的东西,在有的地方不可以的,即使是我的那个美国客人也是这样的. 她说,我不喜欢这个东西的,你要是给我发这样的文件的话,我周末去买了回来装上吧.......

有专门的软件可以制作PDF格式的文件,安装和操作都很简单,很方便.

可以在网上找到,名字叫doPDF5,直接在BAIDU.COM上就能够找到.

它能够将一个大的WORD或者是EXCEL文件大大的缩小,加快邮件发出去的速度.

请注意:我碰到同行的朋友跟我说到,PDF不能够将EXCEL变小,反而相对的变大了点点.我试验过,果然是这样的情况.
因为我是在WORD里面来转化我的PDF文件的,所以能够大大缩小文件,比如,我的一个11.5M的WORD文件,变成PDF以后就只有1.98M了.
所以我想,EXCEL对于PDF可能是免疫的.希望理解这点.

安装的时候,记得把这个软件设置为"默认打印机"!!!

注意:装上这个软件以后,在电脑的"开始"的"程序"里面是看不到它的.这个没关系的，你在需要转化为PDF文件的时候,你就知道它是存在在你的电脑里面的.

仅仅需要点"打印"就可以出现PDF文件了,三秒就够了.
点了"打印"以后,电脑会提示你把即将出现的PDF存在什么地方,我一般保存在桌面上,这样比较方便找,不然电脑就自己保存在C盘里面的一个文件夹里面了.
而且,PDF文件的效果跟在WORD里面的比较起来,简直就是两个档次,图片在PDF文件里面看起来更漂亮.

设置为"默认打印机"不影响你平时工作中打印纸张文件的.仅仅需要你在打印纸张文件的时候,在WORD的"文件"菜单下拉列表"打印"里面选择你的打印机就可以了,设置为你的佳能啊...HP啊....就可以了,很简单的.

特别如果你的WORD或者EXCEL的文件,里面有很多高清晰图片的话一般都是很大的,如果是我,用FOX MAIL来发的话,一般需要至少5分钟来发一个5M的WORD或者EXCEL的文件,很慢,而且有时候客人那边会出现乱码的.  

所以我从来不发WORD或者是EXCEL文件给客人的,除非是他们那边要,比如发票文件. 以免出现乱码现象.


7, 网撒的大,才更有可能把客人抓来中国, 才能够看见鲨鱼.

但是,自己的开发邮件的格式或者是以后跟进的邮件的沟通技巧也很重要,要抓住客人的心可不是什么容易的事情.

自己慢慢摸索,找到适合自己的.和适合客人的,才是最好的.


8, 我自己觉得: 客人更对于你自己,你业务员感兴趣多一点点.

对于这样行业的全球供应商公司,他们知道,是大同小异的.   但是,人是不同的.

所以,开发邮件不能够过于商业化,还应该有点点人情味在里面.   客人也是人的啊.


9, 外贸人,一定要细心
不管是在找客人的时候,还是在做产品的,还是在发货物的时候,以及售后服务上,一定要细心.

做客人容易,维护客人就是一件细活了.


10, 强调一点: 行业有别, 人和人也是有不同的.

方法或者技巧最重要和最核心的.
包括信函文字措词,信函内容的条理性,价格表的美观以及专业程度,沟通交流习惯是否更能够显示出你足够的PROFESSIONAL, 等等.
这个东西,是需要时间自己摸索出来,自己摸索出来的才是最好的.

最最最开始做外贸的时候,我也是打算在BAIDU.COM上去找开发信函的模板,一看才知道,太烂了.还是自己慢慢小火煲出自己喜欢的和客人喜欢的味道的汤,才最好.

开发信函,是相当相当重要的.

所以即使是花上俩个星期时间去完善自己的开发邮件,也总比老是郁闷的发自己都不满意的邮件给客人的好.

如何把开发信写得生动引人

做外贸的人员都有这样的体会，开发信一天到晚，发个不停，可是几乎都象石沉大海一样。不知道是不是自己的开发信定得不好，不够吸引人，引不起人阅读的兴趣来？还是措辞方面可能有不当？一般第一次写给客户的开发信,应该如何措辞？要写得详细些好还是简单明了些好？标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢？
其实商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。
写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
一封供大家借鉴的开发信

Dear Sirs,

We have obtained your name and address from Internet.

I will introuduce my selif to you,my name is navy zhang,i come from the famous plywood city-linyi,Shandong province,china.

We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relation with you.

We are a trading company dealing sepcially with the export of polywood.

We have been exporters of polywood for many years,if you want to know the more informaiton of plywood,pls look through our we site:

We are in a position to accept order to the customer's samples,in the customer's sample.

Request about the specification and package of the needed goods can be indicated particularly,or according to customer's requirement,we could send the sample to the new customer.

In order to give you a general idea of various kinds of the plywood we are handling we are sending you under separate cover our latest catalogue for your reference.

Pls let us know immediatly if you are interested in our porudcts,we will send your our pirce list to you as so on as we receive your specific inquiry.

In case you might to interested in a long-term business relationship with your company.

Awaiting your early reply
Best regards

company name:xxxx
website:xxxxxx
address:xxxxxx
contact person:xxxx
Tel:xxxxxx
email:xxxx
skype:xxx
MSN:xxx


开发信----抛向客户的媚眼
得到潜在客户的联系方式以后，接下来当然是主动出击，吸引客户，争取贸易机会了。写给客户的第一封信很重要，外贸上称之为开发信。
开发信习惯的格式，首先是说明获得客户联系方式的途径，以免唐突，比如“有幸在广交会上得到您的名片”、“经同行介绍”、

“在某某网站上看到您的求购信息”等等。接下来，简要介绍一下自己的情况，包括公司规模、成立时间（国际贸易商青睐成立时间较久的企业，觉得信用度较高）、产品----特别是主打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。需要注意的是，开发信应言之有物，凸显公司与产品的优势，提高吸引力。但也不宜太过详细，长篇大论。须知开发信不是作文比
赛，其目的是引起客户的注意和兴趣，引诱客户回复联系。因此，有收有放，有所保留，“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。
以下是一封开发信的例子：


Dear Mr. Steven Hans,

We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen.We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.

We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source.

You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something   latest designs.

Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.

As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.

Best regards,
Dafu Wong



请注意这封开发信的写法。作为初次联系的信件，它简洁明了，鲜明地展示了自己的特点：工厂、款式多、价格有竞争力，并暗示建议
客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情，特别强调有多种品质，这样无论对方是精品路线还是廉价路线，都有洽谈的空间。
此外，并没有谈论太深，而是引导客户去访问自己的网站。最后再抛出诱饵，以不断提供新款设计信息为由吸引客户回复，而客户一旦回复，就极可能确认了应该联系的人----要知道，你原先获得的名称地址很可能只是个打字员的。这样的开发信，再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片，效果会很不错的。当然，开发信要自己写，而不要抄书或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同，写法也不一样。工艺品还是日用消费品、时尚产品等不妨轻松活泼，而如果你卖的是阀门，那么还是严谨专业些比较好。
此外，开发信不同于Trade Lead，为表示诚意，不宜千篇一律，应该根据客户的规模、国籍不同略作调整，在信件中适合的地方自然地点一下客户的公司名字，暗示这封开发信是专门诚意写给贵公司的，而不是草率地广告。这些小技巧虽然不起眼，但颇能给客户以好感。
记住，能吸引客户回复的开发信，才是成功的开发信。
开发信，可以用传真的形式，但目前更多的是采用电子邮件方式。
写开发信要注意的原则
在写开发信的时候，首先要忘记在书本上所学的部分东西，因为不实用,理论的东西不能和实践同日而语.
在邮件的开头要尽量加上客户的名字和职位.
邮件的内容要做到简洁,不拖泥带水,还要做到谦虚,不要过多的提起自己公司的产品质量在国际上如何如何的有知名度.
在写邮件时,开头不要写如何获取客户的联系方式,因为在信息发达的现代社会,客户不会关心你从哪得知的,他们关心的是他们的消费者从哪里得知他们的联系方式.在介绍自己公司时,要说明自己公司的行业及产品,产品说品名即可,什么规格加工方式不要提,客户没耐心看完的.最好的开头语是We have learned that you are dealing in...或you are a wholesaler and distributor of...然后再介绍自己的公司及产品.
其次,不要写我们的公司的产品enjoy great populrity all over of the world,因为客户心里明白,只要是给他们发邮件的供货商不是傻子,不可能不吹嘘自己的产品,至于真的好坏,他们并不知道.写了浪费时间.所以介绍完自己的公司及产品时,要客户知道你们产品的质量和信誉,而不直接表达出来是要一定的巧的.
to be continued

以下是一封来自WEST CHESTER的介绍信.
The world is changing every day. As your safety company, we are keeping ahead of these changes to better serve your industrial and consumer customers. Our mission is simple: grow your business through innovation, competition and hard work.

No one will help you more than West Chester.

If you are an industrial user, let our network of independent distributors serve your specialized needs. Contact us and we’ll direct you to our valued business partners.

If you are looking for protection around the home, in your yard or at your farm, our store locator will point the way.

Click for further details about our Industrial and Consumer divisions.

The world is changing.
Choose West Chester and be part of a great future.


Valued Partners:


把不同人的意见归纳.....希望可以让大家多借鉴一下..

澳大利亚总裁教你写开发信

Hello XX，

You are quite correct I am extremely busy every day and I would imagine so other business men. I have talked to other men in similar business to us and they also regard all the emails they receive everyday from suppliers around the world as a waste of time and annoying.

I’m not sure if I can help you but I have a few suggestions re email marketing.

• If you send emails to new companies I would include a list of customers that you currently export to in various countries
• I would also include customer testimonials from your buyers. This are very powerful and give you credibility.
• Try to word your email differently from all the other suppliers. They all look and sound the same so most of them will be deleted or ignored immediately
If you want to be noticed and if you want your email to be read you must be different and create an email that is interesting and will catch the attention of your prospective customer. If you don’t then you will be rejected just like all the others. Remember that companies like us and others who import product are very concerned about quality control of products.
Unfortunately China has gained a reputation as a supplier of cheap but poor quality products. Price is always important but it is not the MOST important part of a product.
Regards,

你说得没错，我确实很忙，而我相信其他的生意人也都很忙。我曾经和我的同行讨论过关于邮件的问题，他们也认为这些出口商的推销信实在令人讨厌又浪费时间。
我不知道我是否可以帮得上你，不过我可以给你在写开发信上提些建议：
1，列出在世界各国中，你和哪些进口商合作,
2,   写出进口商对于你产品的评价，这是相当有分量的，可以增加你的信用度，
3，写的邮件要尽力与众不同。老调重弹，缺乏新意的信只会被马上拉进垃圾箱。
如果你想引起进口商的注意，如果你希望进口商阅读你的邮件，你要与众不同！让你的邮件显得有趣，抓住你的潜在客户的眼球。如果你不这么做，你只能和别的出口商一样被拒绝。
请注意，进口商对于产品的质量控制是相当在意的。遗憾的是，中国产品虽然便宜，质量却不过关却是名声在外了。价格很重要，但绝对不会是一个产品的最重要因素。
Regards,