还记得那些曾经要求正式商务信函必须工整美观的日子吗？ 还记得打销售电话时，在谈生意之前总是寒暄几句吗？

毫无疑问，电子邮件显著改变了我们的沟通方式。从商业角度讲，这并非总是有利。

当然，电子邮件速度快，其他形式的书面通信无法与之相比。 而且，它是与世界各地的客户和同事保持联系的一种非常经济的方式。 然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。 这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。

说什么并非最重要，最重要的是怎样说

请看几个常见的电子邮件情景，这些情景在您这样的企业中几乎每天都会出现：

1. 一位潜在客户 在您的网站上看到了一些感兴趣的东西，并发送电子邮件索取详细信息。 为了及时作出回应，您匆忙写了一封回信，然后单击“发送”按钮。 您是否可以多花一些时间，以便给客户留一个好印象呢？ 例如：
o 您是否称呼客户名字并使用了适当的问候语？

o 您是否在发送电子邮件之前通读电子邮件以检查是否有错误？

o 您是否运行了拼写检查？

o 您的电子邮件的语气是否热情友好？

o 您是否鼓励进一步联系？

2. 您要向您的销售联系人发送 更新的价目单： 您觉得他们需要看到这份价目单，因此为了节省时间和精力，您写了一封群发邮件。 但是您是否想过，采用个性化的方式可能会带来更好的结果？ 另外：
o 您是否提到还会给他们打电话，询问他们是否有问题，从而使您有机会与他们进行一对一交流？
o 价目单作为附件还是作为邮件正文发送？
o 电子邮件以纯文本格式还是以 html 格式发送？
o 您是否使用了主题行以便清楚明了？
o 您是否在单击“发送”按钮之前运行了拼写检查？
不幸的是，电子邮件通信通常缺乏样式而不是缺乏内容。 您发送的消息对于收件人也许很有价值，但是如果充满了问题，可能不够清楚。 例如，对欧洲办公室员工进行的一项调查显示，人们对发送含有拼写错误的电子邮件的人有反感。
应当避免的电子邮件错误
像与客户通电话或打销售电话时一样，发送电子邮件时保持良好礼仪同样重要。 电子邮件可能不需要同样的礼仪，但是目标相同。
电子邮件与电话交流和面对面交流不同，当收件人阅读您的邮件时，您无法猜测他的反应。 您单击“发送”按钮之后，就无法调整您的意见。 因此您需要在第一时间保证其正确，否则可能会流失客户或损失业务。 这里介绍电子邮件的基本注意事项：

当与您不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的语气，包括尽可能使用适当的称呼和敬语。
使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点。
说您要说的话，但要简明扼要。
使用易于辨认的字体和字体大小（有些研究表明，磅值为 10 的 Verdana 或 Arial 字体最便于网上阅读）。 在商务通信中避免矫饰华丽的风格
为降低传播病毒的风险，发送纯文本电子邮件，并且事先未经许可，不要发送电子邮件附件。 还要保持您的防病毒软件及时更新。
使用显示完整联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称
在发送之前，总是使用拼写检查并通读邮件以检查语法错误或其他问题
避免幽默、随意或俚语等易被人误解的表达
收到合法发件人（而非垃圾邮件发送者）的电子邮件时，即使无法立即提供一个完整的答复，也务必在 24 小时内向发件人确认收到邮件。
如果您要外出 24 个小时以上，请使用自动回复功能
在很大程度上，良好的电子邮件礼仪是基本常识。 您知道如何在面对面会议上或通过电话与客户打交道。 稍加注意就可以写出得体的商务电子邮件。这样做，会使您的企业赢得同样的尊重。



以下是值得注意的几个小点：

1. 发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．

后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认．

2. 邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．

　　后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？

3. 邮件的发件人不要用中文．如　联想公司张三＜zhangsan@lenovo.com>, “联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文．

4. 买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同